Tre esperienze e un’idea innovativa per facilitare la promozione della scuola online e raggiungere gli obiettivi della scuola.
Siamo in piena campagna iscrizioni e quindi è tempo di Open Day, quasi esclusivamente online per tutte le scuole che devono far i conti con zone rosse, isolamenti fiduciari, DAD e istinto di autoprotezione delle famiglie.
Già prima dell’estate abbiamo iniziato a pensare a come avremmo potuto affrontare questa circostanza e quindi come portare online l’esperienza dell’Open Day.
Oggi possiamo fare i primi bilanci in termini di efficacia degli strumenti utilizzati, contatti ed iscrizioni.
In questo articolo desidero condividere con voi 3 esperienze diverse di altrettante scuole, corredate da dati sulle performance.
PAGINE OPEN DAY SUL SITO DELLA SCUOLA AD ACCESSO RISERVATO
Scuola La Zolla – infanzia, primaria, secondaria di primo grado – Milano
Da subito la scuola ha deciso di organizzare un Open Day esclusivamente ONLINE che avesse modalità analoghe a quello in presenza: 1 mattinata di presentazione tutti i livelli in contemporanea con incontri live con i coordinatori didattici, tanti contenuti in mostra per raccontare come si fa scuola, possibilità di accedere facilmente alla fase di preiscrizione.
- 2 Pagine del sito dedicate alle 2 sedi, ad accesso riservato su iscrizione (con password inviata a chi compilava il form sul sito)
- presentazioni dei coordinatori didattici in diretta su MICROSOFT TEAMS ad orario prefissato accessibili facilmente con un clic dal sito
- 24 contenuti video con approfondimenti sull’offerta didattica della scuola
- sezione FAQ con domande frequenti
- materiale informativo scaricabile
- link a piattaforma per iniziare la procedura di iscrizione e richiedere un colloquio individuale con il coordinatore didattico
I risultati dell’Open Day online de La Zolla sono stati molto soddisfacenti in termini di pubblico raggiunto rispetto agli Open Day in presenza e di iscrizioni. In seguito ad azioni di follow up sui contatti che avevano richiesto l’accesso, infatti è stato possibile procedere in maniera efficace con l’iter di iscrizione alle scuole.
Ora le pagine sono pubbliche ed accessibili a tutti trasformando l’evento di una mattina in un Open Day permanente della scuola.
EVENTI IN DIRETTA ONLINE
Istituto Tirinnanzi – primaria, secondaria di primo grado, Liceo Scientifico – Legnano e Cislago
Nella sua strategia per gli Open Day l’Istituto aveva l’obiettivo di salvaguardare al massimo la possibilità di incontro con le famiglie e di coinvolgimento dei futuri alunni e la partecipazione attiva di tutti i protagonisti della scuola (alunni, insegnanti, genitori).
Per far questo è stato progettato un calendario ricco di eventi live per adulti e ragazzi:
- Presentazioni delle scuole in diretta streaming con contenuti creati ad hoc: presentazioni powerpoint informative con grafica e immagini accattivanti, video, interventi di insegnanti, testimonianze di genitori ed alunni con possibilità di fare domande tramite chat.
- Incontri su Microsoft Teams in gruppi più ristretti per dare ai genitori interessati la possibilità di fare domande di approfondimento e dialogare con i coordinatori didattici e gli insegnanti.
- Laboratori e microlezioni a numero chiuso su diverse discipline per bambini e ragazzi con gli insegnanti su Microsoft Teams.
Attraverso una nuova pagina creata adhoc sul sito si ha la possibilità di iscriversi agli eventi in diretta con accesso riservato ma anche di approfondire la conoscenza della proposta didattica grazie numerosi video preparati dagli insegnanti e dagli alunni di ogni livello di scuola.
La comunicazione e la promozione degli eventi sui social è stata importante per sfruttare il passaparola virtuale e il profilo Instagram del Liceo, gestito direttamente da un social team di alunni, ha mostrato la creatività e il desiderio dei ragazzi di raccontare la scuola ai coetanei dal loro punto di vista.
I risultati delle presentazioni dei coordinatori didattici sono stati molto soddisfacenti in termini di pubblico raggiunto rispetto agli Open Day in presenza; ottimo risultato anche per le microlezioni e i laboratori online sempre al completo.
MINISITO PER OPEN DAY ONLINE PERMANENTE
Centro Formazione Professionale Nazareno – Carpi (Modena)
Per la campagna iscrizioni ai corsi professionali IeFP , il CFP Nazareno desiderava creare uno strumento semplice ed immediato che permettesse ai futuri studenti (spesso anche stranieri) di accedere a tutte le informazioni utili e di scegliere la modalità per entrare in contatto con la scuola tra incontri online o in presenza in sicurezza.
Non avendo un sito idoneo ad ospitare una nuova sezione per l’OPEN DAY ONLINE è stato sviluppato un minisito sfruttando un’infrastruttura autonoma ma collegata al sito istituzionale della scuola.
Il minisito NAZARENO OPEN DAY, completamente personalizzato con logo e colori dell’Istituto, contiene tutti i contenuti e le funzionalità utili a presentare la scuola e i corsi professionali e favorire la creazione di un contatto diretto tra gli utenti interessati e la scuola attraverso l’iscrizione agli eventi in diretta online (presentazioni e laboratori) o alle visite individuali della scuola in presenza.
E’ inoltre possibile avere le prime informazioni utili attraverso la sezione FAQ (domande frequenti) e scaricare il materiale informativo utile alla scelta della scuola.
Il sito è stato messo online la prima settimana di dicembre per cui non abbiamo ancora i dati delle performance.
Il minisito OPEN SCHOOL è un nuovo progetto da me ideato per offrire alle scuole un luogo virtuale per promuoversi 365 giorni all’anno, in maniera efficace ed efficiente.
La realizzazione veloce ed economica rispetto ad un sito standard, una grafica completamente personalizzabile con loghi e colori della scuola e l’affiancamento nell’implementazione di tutti i contenuti e della strategia della campagna iscrizioni di cui il sito è solo una parte, seppur fondamentale, rappresentano i PLUS di un progetto che vuole aiutare le scuole ad entrare in contatto con i potenziali utenti e a comunicare sempre meglio la propria identità e la propria proposta.
Nella formula dell’Open Day Online occorre curare bene la user experience dell’utente affinchè i contenuti proposti siano ricchi, interessanti ed esaustivi e la loro fruizione sia facile e intuitiva sia da pc che, soprattutto, da mobile.
Rispetto all’Open Day in presenza infatti, dove l’incontro con le persone della scuola guida i nuovi arrivati nel percorso di conoscenza, online l’utente è da solo davanti allo schermo. Occorre quindi non solo attirare l’attenzione con contenuti ricchi, interessanti e di qualità ma anche dare la possibilità di ricevere tutte le informazioni necessarie per farsi una prima idea della scuola.
Per rendere piacevole l’esperienza di Open Day online l’utente deve poter reperire i contenuti che cerca e mettersi in contatto con la scuola facilmente. Occorre quindi semplificare al massimo la navigazione del sito e deve essere semplice e intuitivo l’utilizzo di strumenti come le piattaforme per gli eventi e la compilazione dei form di richiesta informazioni.
L’Open Day online rappresenta un’opportunità, e non solo un ripiego durante la pandemia, per 3 motivi:
1) la possibilità di mostrare la scuola tutti i giorni, anche a chi non avrebbe la possibilità di partecipare in presenza; allargando quindi il proprio bacino di utenza.
2) la possibilità di creare un database di contatti interessati attraverso la compilazione di form di richiesta informazioni o di iscrizione agli eventi; per valorizzare al meglio i contatti raccolti è fondamentale lavorare in maniera mirata attraverso una strategia di follow up via email o telefono.
3) la facilità di misurazione e analisi delle performance di ogni singola azione, utile per comprendere l’efficacia della strategia adottata.